月末に後輩が手一杯だということで、久しぶりに会社で「作業」をしたよ。
「作業」というのは実に単調で、単純。
作業を減らすための業務改善
この作業に改善点いっぱいあるなと感じ、月が明けてから早速EXCELのマクロを使って業務改善。
EXCELをいちいち何枚もPDFにしなければいけないのはボタン1つ押せば勝手にお目当てのPDFが出来るようにプログラム。
目で何行も確認しなきゃいけないのも、全部プログラムにやらせちゃう。
大体人がエクセルでやってることって、順序を追って分解していけばプログラムにやらせることも出来ちゃうんだよなー。
マクロの凄いところ
マクロは特に決まったことを単純に何回も反復させることが得意。
例えば10,000行のデータの1行ごとに新たな行を挿入しなければいけなくなった場合…
手でやると、『行を選ぶ→右クリック→挿入』を10,000回繰り返さないといけないよね。
1回の作業に6秒かかるとすると60,000秒、すなわち1,000分＝約16時間半もかかってしまう！
でもこれをマクロでプログラムしちゃうと、たったの数秒で完了してしまうわけです。
今の業務を変えられない人の思考パターン4選
大抵の人は「この業務はこの手順でするんだよ」と教えられたときに、その通りにし続けてしまう傾向があるように感じる。
中には心の中で「あー、しょうもない作業だな、こう変えたいな」と考えつつも、なかなか変えられないという人もいるでしょう。
でも大半の人は『業務を変える』ということすら頭に思い浮かんでないのが現状だと思う。
こんな風に業務を変えられない理由は色々あるけど、結局はいくつかに集約されるんじゃないかな。
1.こうやるんだよと教えられたから、その通りやる
2.昔からやっていた仕事だから、意味なくてもやる
3.今のやり方を変える労力より、今のやり方を続けた方が楽だと思ってる
4.今のやり方を変えたいが、どうやればいいか分からない
1.と2.は完全に思考停止状態
これは新入社員に多いパターンかもしれないけど、「教えてもらった通りにやらないといけない！」という思いが強すぎるのと、「今の仕事が正しい姿である」という思い込みで、盲目的に仕事をしている状態。
「誰も見てない資料をなんで毎月更新して送らないといけないの？」というような業務をせっせとするタイプがこれ。
まずは自分のしてる仕事の根本的な意味から考えないとね。
3.は自分で抱えるタイプ
今のままでいるという選択と長い目で見た時の効果、どちらを取るかは人それぞれ。
でも、明らかにこのタイプの人の視点は短期的。
こういう人って、自分がいっぱい仕事を抱えたとき、「人にやり方教えてまで仕事を振るより、自分でやった方が早い」と考えるっぽくない？で、最後いっぱいいっぱいになってしまうんじゃないかと。
仕事がある程度出来るようになった30代前半の人が何となくこのあたりに当てはまるイメージ。
4.は知識不足と俯瞰力の欠如
例えば、僕はEXCELのマクロが出来るから、「これはマクロで組んだ方が早い」とか「これはマクロじゃ難しそうだからワークフローの方に手を加えた方がいい」とかの判断が自分で出来る。
でもマクロを知らない人は今やっていることをマクロに出来るということすら選択肢に浮かばない。当たり前だよね、知らないんだから。
ワークフローも自分の前後のワークフローしか知らないので、ワークフローを変えた方がいいのかも分からない。
で、結局変えたいと思っていても変えられない。
うーん、変えたいという思いがあるだけに、これは残念。
今の世の中、内勤の人はかなりの割合でEXCELを使った仕事をするだろうから、マクロの基礎を知っておくと今後業務改善に対する視野がすごく広がると思うよ！
加えて自分のやっていることが全体のどこに位置しているのか、誰に繋がっていてどのようなことに使われているのか。俯瞰力を身に着けることによって、より改善点が見つかりやすくなるかも！
難しければ、周りにいる出来そうな人にヘルプ求めちゃえばいいしね！
まとめ
会社ではEXCEL作業が結構な割合を占めていて、その辺りが一番改善しやすく効果が高いと感じる。
そもそも仕事とは『売上を上げ、利益を上げるもの』であり、EXCEL仕事はその補助的なものに過ぎないはず。
EXCELを作ることが仕事になってしまわないよう、そこをトコトンまで効率化することも重要かなと。
会社で『EXCEL業務改善課』とか出来ないかなー。
もしそんな部署が出来て僕がそこに就いたら、今会社の中で渦巻いているEXCEL業務を半分くらいにまで削減できる自信あるよ、マジで！